Cuando hablamos de Shadow IT, IT en la sombra o IT paralelo, estamos haciendo referencia a aquel software que los empleados utilizan regularmente para satisfacer sus necesidades del puesto de trabajo pero que no están controladas por el equipo de IT y que suponen una amenaza principalmente de seguridad para la organización.

Según estudios, aproximadamente la mitad de los presupuestos de IT se destinan a solucionar los problemas que el Shadow IT genera en la organización y esto se basa en que los empleados, aproximadamente un 80% en las organizaciones, no siente que sea necesario comunicarlo a los responsables de tecnología de sus compañías y en este escenario, nos encontramos con que más del 82% de las empresas desconocen por completo el número de aplicaciones en la sombra que sus empleados utilizan día tras día. El SaaS a la sombra que está más extendido entre las organizaciones son Dropbox y WeTransfer y básicamente buscan satisfacer las necesidades que las herramientas que disponen no hacen.

El Shadow IT pues, se convierte en un problema importante cuando los empleados lo utilizan para trabajar con información confidencial y/o sensible de clientes o de la compañía. ¿Imaginas un banco que comparte grandes cantidades de información sensible por WeTransfer? El almacenamiento y distribución de estos datos por parte de los empleados en distintos medios hace que la información se encuentre almacenada en reposo sin estar cifrada por servidores sin control y externos a la organización, con un desconocimiento total de dónde están alojados y que, en caso de ciberataque, robo de credenciales o exfiltración de datos, quedará expuesta a terceros, suponiendo principalmente un problema de reputación e imagen pública de marca (caso Yahoo! o más reciente de Easy Jet) y de un incumplimiento normativo, que en Europa, conlleva fuertes sanciones económicas a la organización.

¿Cómo evitar el Shadow IT en tu organización?

Es esencial que los equipos de IT de las organizaciones tengan bajo control el software y las herramientas que sus empleados utilizan día a día para evitar problemas de ciberseguridad y pérdida de control de los datos. En este caso, es importante:

  • Analizar qué necesidades tienen los empleados
  • Cómo las herramientas que tienen a su disposición satisfacen esa necesidad acorde a la estrategia de IT y ciberseguridad.

En el caso de herramientas para el envío y recepción de archivos sensibles y/o de gran tamaño, se cree que con entornos colaborativos incluidos en su suite empresarial, como lo son principalmente Google Drive o Microsoft OneDrive, está satisfecha la necesidad. Pero no es así, estas herramientas han sido desarrolladas para la productividad interna entre empleados y no cuentan con una configuración de seguridad específica ni estándares avanzados de encriptación end-to-end. No han sido desarrolladas como canal con el exterior de la organización y ponen en constante peligro la información de la empresa.

Por un lado, es importante contemplar la seguridad y por el otro, la posibilidad de error humano por parte de los empleados, el eslabón más débil, que pueden compartir carpetas confidenciales de forma jerárquica con terceros externos a la organización sin desearlo.

Para los casos de envío y recepción segura de archivos corporativos, Tranxfer incluye políticas avanzadas de seguridad y una interfaz de usuario y administrador de fácil uso. Junto con la integración con SIEM, Tranxfer ofrece además informes de trazabilidad y auditoría que junto con su configuración permite realizar transferencias cumpliendo con GDPR.

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